Ukas 3 Minutter

Kapasitet og tid er to ord vi gjerne bruker som synonymer.

«Beklager, men dette har jeg ikke kapasitet til nå,» er det samme som: «Beklager, men dette har jeg ikke tid til nå.» Men stemmer dette egentlig?

Vi kan gjøre jobben vår, eller leve livet vårt, på to måter: Måten vi gjør i dag og måten vi er kapable til. Det vi er kapable til er som oftest noe mer enn det vi gjør i dag.

Kapabel, beskriver kapasiteten som bor i oss. Avhengig av hvor gode vi er til å utnytte dette uforløste potensialet, minskes eller forstørres gapet mellom der vi er i dag og der vi kan være. Å våge seg over gapet krever mot.

Der vi er i dag er som oftest et behagelig sted å være. Og om det ikke alltid er behagelig, så er det i det minste velkjent. Hadde det bare ikke vært for den indre stemmen som hvisker at det bor noe...

Et av de første tegnene på at sommerferien er over er hverken fuglene som drar sørover eller temperaturen som faller. Det er den daglig voksende innboksen. Innen slutten av august er mange oppe igjen på et to- eller tre-sifret antall innkommende mail.

Her kommer tre enkle tips for hvordan du kan optimalisere tiden du bruker på e-post.

1) Evaluer kost-nytte før du sender

Epost er gratis å sende, men kan være dyre å motta. Kost-nytte-paradokset blir enda mer synlig når vi tar i betraktning at de dyreste hodene vanligvis får mest epost. Unødig epost som stjeler dyr produksjonstid, stjeler over tid også overskudd og jobbglede.

2) Bruk koder i emnefeltet

Brukt riktig kan emnefeltet være et utsøkt sorteringsverktøy. Hvordan? Sett kode S (= svar) eller I (= informasjon) før emnet.

Dette har to positive konsekvenser:

-  Informasjonsepost skal ikke...

Jeg var på stranda her om dagen og fulgte med på to windsurfere. De var nybegynnere, men de ga seg ikke. Tappert klatret de opp på brettene sine, gang på gang.

Jeg tenkte på den tiden jeg også hadde interesse for surfing. Hvorfor fortsatte jeg ikke?

Det slo meg at jeg kun var interessert i ideen av å være en person som kunne surfe. Jeg eide ikke prosessen som skulle til for å bli god, eller i det minste holde meg på brettet.

Interesse alene er ikke nok når vi jobber mot våre mål.

Interessen får oss til å starte, men det er eierskap som får oss til å fullføre.

Å ta fullt og helt eierskap er krevende.

Min erfaring er at det er plass til mindre enn vi tror. Så velg hva du satser på med omhu, og velg bort med god samvittighet.

Til deg som vil leve, lede og levere best mulig.

- Elke

Jeg husker det som om det var i går. Spørsmålet fra teoriprøven til førerkortet for 24 år siden:

«Du kjører på en landevei på kvelden. Plutselig oppdager du at det står et rådyr midt i veien uten å røre seg. Hva gjør du?»

Det riktige svaralternativet var: B) Bremse og slå av fjernlyset på bilen.

Rådyr har visstnok en tendens til å fortsette å stirre på lyset, fremfor å komme seg unna.

Vi mennesker kan dessverre gå i samme fella. Nå som Corona-krisen herjer har nyhetene den samme funksjonen som fjernlyset fra bilen på et rådyr. Vi blir fanget. Vi vet at vi kunne ha fått med oss det viktigste for dagen etter 10 minutter, men vi fortsetter å følge med.

Hvorfor er det slik?

Svaret er at viljestyrke er en begrenset ressurs. I mangel av gode rutiner...

Når vi snakker om god ledelse er problemet ikke mangel på kunnskap. Problemet ligger i å omsette kunnskapen i praksis.

Det største hinder på veien er:

MANGEL PÅ TID

Tid til å være leder.

Når du har nok tid til å være leder, det er da du husker igjen hvorfor du rakk opp hånda og takket ja til oppgaven. Når du er den lederen du ønsker å være, det er da det er gøy å være på jobb.

Hvordan få det til?

Hvis du vil ha mer tid til å være leder må du si nei til noe annet. Mye annet faktisk.

Her er oppskriften for ca. 30% tid:

Åpne kalenderen din.

Gå gjennom alle avtalene dine (nåværende og fremtidige) og sorter:

1) Must keep

= Det er de møtene der du skaper verdi. Det er de møtene som flytter deg mot de målene du blir målt på.

2) Interessant

= Det er de møtene som du ...

De fleste begynner dagen sin med telefonen. Scenarioet er ganske likt for alle: alarmen på telefonen ringer og etter at du har slått av denne, sjekker du innboksen, nyheter og kanskje også sosiale medier. De fleste ligger da fortsatt i sengen. Hørtes kjent ut? Hva er egentlig problemet?

Reaktiv modus:

Når du sjekker inn i den eksterne verden sjekker du samtidig ut av din egen verden. Du blir møtt med andres krav og gjøremål og hjernen din går i problemløsningsmodus.

Tap av egen agenda:

Problemet er rekkefølgen. Når du, straks du våkner, forholder deg til andres krav og informasjon, glemmer du din egen agenda for dagen. Hjernen din vil automatisk prioritere akutt problemløsning og du blir fristet til å prioritere feil.

Hjernen kaster seg over det som haster (= system 1 tenking som er automatisert og impulsiv) og glemmer å vurdere om saken er viktig (= system 2...