Færre og bedre e-post

e-post produktivitet Aug 28, 2020

Et av de første tegnene på at sommerferien er over er hverken fuglene som drar sørover eller temperaturen som faller. Det er den daglig voksende innboksen. Innen slutten av august er mange oppe igjen på et to- eller tre-sifret antall innkommende mail.

 

Her kommer tre enkle tips for hvordan du kan optimalisere tiden du bruker på e-post.

 

1) Evaluer kost-nytte før du sender

Epost er gratis å sende, men kan være dyre å motta. Kost-nytte-paradokset blir enda mer synlig når vi tar i betraktning at de dyreste hodene vanligvis får mest epost. Unødig epost som stjeler dyr produksjonstid, stjeler over tid også overskudd og jobbglede.

 

2) Bruk koder i emnefeltet

Brukt riktig kan emnefeltet være et utsøkt sorteringsverktøy. Hvordan? Sett kode S (= svar) eller I (= informasjon) før emnet.

 

Dette har to positive konsekvenser:

-  Informasjonsepost skal ikke besvares

- Alle mottakere av samme eposten må falle i samme kategori (S eller I)

 

Husk også å justere emnet når innholdet i eposten endrer seg utover en lengre epostutveksling.

 

3) Samle opp fortløpende informasjon i en ukentlig statusrapport

For å unngå å bli satt på kopi i andres arbeidsflyt, be dine ansatte om å sende ukentlige (daglig om nødvendig) statusrapporter istedenfor (Emne I: Status prosjekt X og Y uke 35). Spørsmål kan også samles opp på samme måten.

 

Hvordan skal vi så takle innboksen mest effektivt? Mitt beste tips er fortsatt å sette av dedikert tid, fremfor å sjekke og svare fortløpende.

 

Hjernen vår kan ikke multitaske. Prestasjonene våre synker når vi allikevel prøver. I tillegg er hjernen vår dårlig til å bytte frem og tilbake mellom konkurrerende aktiviteter. Dette kalles for «Restoppmerksomhetseffekt» (attention residue effect) og betyr at noe av vår kognitive kapasitet henger igjen ved den forrige aktiviteten.

 

Vi gjør derfor klokt i å slå av epost-varsler når vi må konsentrere oss. Et blikk på forhåndsvisningen er nok til å sette i gang en konkurrerende tankeprosess.

 

Med ønske om en god start i en epost-effektiv høst!

 

Til deg som vil leve, lede og levere best mulig.

- Elke

 

P.s.: Ønsker du å bli mer effektiv? Bli med på mitt 4-måneders coaching program med oppstart i oktober, det er to ledige plasser.

 

Close

50% Complete

Få 3-Minutters Påfyll

direkte i din innboks. Hver uke. For at du lykkes!